|
Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.
W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.
Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności.
Referat Budżetu i Finansów
- ewidencja podatników
- rejestr ulg inwestycyjnych
- rejestr ulg żołnierskich
- rejestr umorzeń zaległości podatkowych
- rejestr odroczeń zaległości podatkowych
- rejestr odroczeń terminów płatności
- rejestr umorzeń odsetek za zwłokę
- rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie
- rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości
Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych i kadrowych
· rejestr uchwał rady gminy
· rejestr przepisów gminnych
· rejestr interpelacji i wniosków radnych
· rejestr uchwał komisji rady
· rejestr zarządzeń wójta
· rejestr aktów wewnętrznych
· rejestr o udzielenie informacji publicznej
· rejestr skarg i wniosków
· rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw
· archiwum zakładowe
Stanowisko do spraw rolnictwa , gospodarki komunalnej i ochrony środowiska
- publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie
Stanowisko pracy do spraw obywatelskich i społecznych
· ewidencja działalności gospodarczej – ewidencja jest jawna i dane osobowe w niej zawarte nie podlegają przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm)
· ewidencja punktów sprzedaży napojów alkoholowych
· ewidencja ludności
· rejestr wyborców
Stanowisko do spraw inwestycji, planowania przestrzennego, gospodarki mieszkaniowej i obrony cywilnej
- rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego – prowadzony do dnia 10 lipca 2003r.,
- od dnia 11 lipca 2003r. – rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym
- od dnia 11 lipca – rejestr decyzji o ustaleniu warunków zabudowy
- rejestr miejscowych planów zagospodarowania
- rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego
Urząd Stanu Cywilnego
- rejestry wydanych dowodów osobistych od 1984 r.
- skorowidze alfabetyczne aktów urodzeń, małżeństw i zgonów – w posiadaniu księgi stanu cywilnego od 1925 r. do 1976 r. oraz od 1984 r. – pełny zakres dokumentów urzędu stanu cywilnego
Stanowisko do spraw dróg gminnych
- ewidencja dróg i obiektów mostowych
Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów
Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.
Udostępnianie należy do stanowiska pracy ds organizacyjnych i kadrowych.
W rejestrach dotyczących uchwał rady gminy i zarządzeń wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.
|
